Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Tai Chi Guru

 

Versie 3.0 – augustus 2026

Uw persoonsgegevens verdienen dezelfde aandacht als onze lessen: zorgvuldig, doelgericht en met respect.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Tai Chi Guru verwerkt, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren, met wie ze kunnen worden gedeeld en welke rechten u heeft onder de AVG/GDPR.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

DPO Associates BV, handelend onder de naam Tai Chi Guru

Guido Gezellelaan 113, B-3550 Heusden-Zolder

Ondernemingsnummer: BE 0781.552.160

Privacycontact: info@taichiguru.be

 

 

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

DPO Associates BV, handelend onder de naam Tai Chi Guru, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de activiteiten van Tai Chi Guru worden verwerkt.

Voor privacyvragen of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@taichiguru.be. Tai Chi Guru gebruikt in deze verklaring de term “privacycontact”. Er wordt voor deze activiteit geen afzonderlijke formele functionaris voor gegevensbescherming (DPO) als aanspreekpunt vermeld.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor deelnemers, potentiële deelnemers, bezoekers van www.taichiguru.be, personen die zich inschrijven via Trainin, deelnemers aan workshops of events, personen die contact opnemen met Tai Chi Guru en personen die toestemming geven voor nieuwsbrieven, foto’s of andere communicatie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

  • Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Account- en boekingsgegevens, zoals Trainin-account, geboekte lessen, aanwezigheid, annuleringen, credits, beurtenkaarten, wachtlijsten en gekozen formules.
  • Betalings- en facturatiegegevens, zoals betaalstatus, factuurgegevens en gegevens die noodzakelijk zijn voor de boekhouding. Volledige betaalkaartgegevens worden in beginsel door de betrokken betaaldienstverlener verwerkt en niet door Tai Chi Guru zelf.
  • Communicatiegegevens, zoals vragen, e-mails, WhatsApp-berichten of andere correspondentie met Tai Chi Guru.
  • Website- en cookiegegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaat- en gebruiksgegevens, voor zover deze via de website en overeenkomstig de cookievoorkeuren worden verwerkt.
  • Marketingvoorkeuren, zoals inschrijving voor een nieuwsbrief of toestemming voor bepaalde communicatie.
  • Beeldmateriaal, zoals foto’s of video’s van lessen, workshops of events wanneer dit rechtmatig wordt gemaakt en gebruikt.
  • Beperkte gezondheidsinformatie wanneer een deelnemer deze zelf verstrekt of wanneer dit noodzakelijk is om veilig deel te nemen of een uitzonderingsregeling te beoordelen, bijvoorbeeld bij een langdurige blessure, zwangerschap of relevante mobiliteitsbeperking.

4. Wij verzamelen niet méér dan nodig is

Tai Chi Guru past het beginsel van minimale gegevensverwerking toe. Wij vragen bijvoorbeeld niet standaard naar medische diagnoses en hebben geen behoefte aan uitgebreide medische dossiers.

Wanneer een deelnemer gezondheidsinformatie meedeelt, beperken wij de verwerking tot wat noodzakelijk is voor veiligheid, praktische begeleiding of een concrete uitzonderingsregeling. Deel geen medische informatie die voor dat doel niet nodig is.

5. Waarvoor verwerken wij gegevens en op welke rechtsgrond?

Onderstaande tabel geeft de belangrijkste verwerkingen weer. Een verwerking kan in een concreet geval op meer dan één rechtsgrond steunen.

Doel

Voornaamste gegevens

Rechtsgrond

Bewaring

Account, inschrijving en lessen beheren

Contact-, account-, boekings- en aanwezigheidsgegevens

Uitvoering overeenkomst / precontractuele maatregelen

Tijdens klantrelatie; daarna in beginsel max. 5 jaar, tenzij een andere termijn nodig is

Betaling en boekhouding

Identificatie-, facturatie- en betaalgegevens

Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting

Boekhoudkundige en fiscale stukken: 10 jaar waar wettelijk vereist

Vragen en communicatie

Contactgegevens en inhoud van communicatie

Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang

In beginsel tot 2 jaar na afhandeling; langer indien nodig voor overeenkomst of geschil

Veilige deelname / uitzonderingsregeling

Beperkte gezondheidsinformatie die u zelf meedeelt

Uitdrukkelijke toestemming waar vereist; en/of noodzakelijke verwerking in een concreet wettelijk toegelaten geval

Niet langer dan noodzakelijk; bij voorkeur verwijderd zodra het praktische doel is afgehandeld

Nieuwsbrief / direct marketing

Naam, e-mail, marketingvoorkeur

Toestemming; in passende gevallen gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten binnen wettelijke grenzen

Tot intrekking/bezwaar of zolang de communicatie relevant blijft

Foto en video voor promotie

Beeld en eventueel stem

Toestemming wanneer vereist

Tot intrekking van toestemming of einde van het aangegeven gebruik, rekening houdend met reeds rechtmatig gepubliceerd materiaal

Websitebeveiliging en functionele cookies

Technische gegevens, loggegevens

Gerechtvaardigd belang / noodzakelijk voor gevraagde elektronische dienst

Volgens technische noodzaak en cookieverklaring

Analytics en niet-noodzakelijke cookies

Cookie-ID, gebruiks- en apparaatdata

Toestemming

Volgens cookie-instellingen en de toepasselijke cookieverklaring

Juridische bescherming en geschillen

Relevante contract-, boekings- en communicatiegegevens

Gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting

Voor de duur van toepasselijke wettelijke verjarings- en bewaartermijnen

 

6. Trainin en het boekingssysteem

Tai Chi Guru gebruikt Trainin voor onder meer accounts, planning, reservaties, lessen, credits en aanverwante deelnemersadministratie. Wanneer u via Trainin boekt, worden de persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn om uw account en reservatie uit te voeren.

Voor zover Trainin persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Tai Chi Guru, treedt de leverancier op als verwerker en worden passende contractuele en beveiligingsafspraken toegepast. Voor eigen verwerkingen van een platformleverancier kan die leverancier zelfstandig verantwoordelijk zijn; in dat geval geldt ook diens eigen privacy-informatie.

7. Betalingen en boekhouding

Betalingen kunnen worden verwerkt via een betaaldienstverlener die aan het boekings- of betaalplatform is gekoppeld. Tai Chi Guru ontvangt in beginsel de gegevens die nodig zijn om te weten of een betaling is geslaagd en om de boekhouding te voeren, maar verwerkt niet noodzakelijk zelf de volledige kaart- of betaalrekeninggegevens.

Facturen en andere wettelijk verplichte boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Voor relevante Belgische boekhoudkundige en fiscale documenten wordt in deze verklaring uitgegaan van een termijn van 10 jaar waar die wettelijke termijn van toepassing is.

8. Gezondheidsinformatie

Tai Chi is een bewegingsactiviteit. Deelnemers melden soms uit eigen beweging een rugklacht, blessure, zwangerschap, mobiliteitsbeperking of andere gezondheidsinformatie. Dergelijke informatie kan onder de AVG een bijzondere categorie van persoonsgegevens vormen.

Tai Chi Guru verzamelt geen medisch dossier en vraagt in beginsel geen diagnose. Alleen informatie die redelijkerwijs nodig is voor veilige deelname of voor een concrete uitzondering, zoals een pauze wegens langdurige onmogelijkheid, wordt verwerkt.

Geef gezondheidsinformatie bij voorkeur rechtstreeks en discreet aan de lesgever of via het privacycontact en niet in een groepschat.

9. Foto’s, video’s en sociale media

Tijdens lessen, workshops of samenwerkingen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt. Voor herkenbaar promotioneel gebruik vraagt Tai Chi Guru toestemming wanneer dat volgens de AVG en de concrete context vereist is.

Een deelnemer kan een gegeven toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Een intrekking tast de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking niet aan. Bij reeds verspreid drukwerk of gedeeld materiaal kan onmiddellijke volledige terugname praktisch niet altijd mogelijk zijn.

Tai Chi Guru gebruikt onder meer sociale media zoals Facebook en Instagram. Wanneer u met deze platformen communiceert of ermee interageert, verwerken de betrokken platformaanbieders ook persoonsgegevens volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid.

10. Website, cookies en analytics

De website gebruikt noodzakelijke technieken om correct en veilig te functioneren. Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst of uitgelezen overeenkomstig de daarvoor geldende toestemmingsregels.

Tai Chi Guru kan analytics gebruiken, waaronder Piwik PRO of een vergelijkbare privacygerichte analysetool, voor zover deze op de website actief is. De concrete cookies, bewaartermijnen en keuzes worden beschreven in de actuele Cookieverklaring en in het cookiebeheer op de website.

De privacyverklaring en cookieverklaring moeten samen worden gelezen.

11. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of andere elektronische marketing waarvoor toestemming vereist is, wordt uw toestemming geregistreerd. U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldmogelijkheid in de communicatie of via info@taichiguru.be.

Tai Chi Guru verkoopt uw contactgegevens niet aan derden voor hun eigen marketing.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

  • Trainin en andere leveranciers die noodzakelijk zijn voor boeking, planning en deelnemersadministratie.
  • Betaaldienstverleners voor het uitvoeren en bevestigen van betalingen.
  • Boekhouder, accountant of andere professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.
  • Hosting-, e-mail-, IT- en websiteleveranciers die persoonsgegevens technisch kunnen verwerken.
  • Leveranciers van analytics, nieuwsbrieven of communicatie, voor zover deze diensten daadwerkelijk worden gebruikt.
  • Facebook/Meta, Instagram of andere sociale-mediaplatformen wanneer u met deze kanalen interageert of wanneer rechtmatig advertentie- of meetfunctionaliteiten worden gebruikt.
  • Overheidsinstanties, toezichthouders of gerechtelijke instanties wanneer Tai Chi Guru wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
  • Samenwerkingspartners of gastlocaties uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de praktische organisatie van een activiteit en er een geldige rechtsgrond bestaat.

13. Verwerkers en vertrouwelijkheid

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Tai Chi Guru verwerkt, worden de vereisten van artikel 28 AVG toegepast, waaronder passende contractuele afspraken over instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers en ondersteuning bij AVG-verplichtingen.

Toegang tot persoonsgegevens binnen Tai Chi Guru is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taak.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologie- of sociale-mediadienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Tai Chi Guru aanvaardt een dergelijke doorgifte alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s), of een andere wettelijke grond onder hoofdstuk V AVG.

Waar passend wordt ook rekening gehouden met aanvullende technische of organisatorische maatregelen en met informatie van de betrokken leverancier.

15. Beveiliging

Tai Chi Guru neemt passende technische en organisatorische maatregelen rekening houdend met de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en met de risico’s voor betrokkenen.

  • persoonlijke accounts en toegangsbeveiliging;
  • sterke wachtwoorden en waar passend multifactorauthenticatie;
  • actuele software en beveiligingsupdates;
  • beperking van toegangsrechten;
  • beveiligde cloud- en boekingsomgevingen;
  • back-up- en herstelmaatregelen waar passend;
  • vertrouwelijkheid en aandacht voor veilig omgaan met persoonsgegevens;
  • periodieke evaluatie van gebruikte leveranciers en beveiligingsmaatregelen.

16. Datalekken

Bij een beveiligingsincident beoordeelt Tai Chi Guru of sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Indien de AVG dat vereist, wordt het incident gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer het risico voor hun rechten en vrijheden dit vereist.

 

 

17. Uw rechten onder de AVG

U kunt, voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, de volgende rechten uitoefenen:

  • Recht op informatie en transparantie (artikelen 12-14 AVG).
  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 AVG).
  • Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG).
  • Recht op gegevenswissing in de gevallen waarin artikel 17 AVG van toepassing is.
  • Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG).
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid voor de verwerkingen waarop artikel 20 AVG van toepassing is.
  • Recht van bezwaar, waaronder tegen direct marketing (artikel 21 AVG).
  • Recht om toestemming op ieder moment in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (artikel 7 AVG).
  • Rechten met betrekking tot uitsluitend geautomatiseerde individuele besluitvorming wanneer artikel 22 AVG van toepassing zou zijn. Tai Chi Guru neemt momenteel geen besluiten met rechtsgevolg uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming.

18. Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur uw verzoek naar info@taichiguru.be en omschrijf zo duidelijk mogelijk welk recht u wilt uitoefenen. Tai Chi Guru behandelt een geldig verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst, behoudens de wettelijke mogelijkheid om die termijn bij complexe of talrijke verzoeken te verlengen.

Wanneer er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kan Tai Chi Guru aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren. Er wordt geen standaardkopie van een identiteitskaart gevraagd wanneer een minder ingrijpende verificatiemethode volstaat.

19. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

U kunt eerst contact opnemen met Tai Chi Guru zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Actuele contact- en klachtinformatie vindt u via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

20. Minderjarigen

Wanneer minderjarigen deelnemen aan een activiteit, verwerkt Tai Chi Guru alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor inschrijving, contact, veiligheid en uitvoering van de activiteit. Waar de wet toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist, wordt die toestemming gevraagd.

Promotioneel gebruik van herkenbaar beeldmateriaal van minderjarigen wordt met bijzondere terughoudendheid behandeld.

21. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Tai Chi Guru kan deze privacyverklaring actualiseren wanneer de dienstverlening, technologie, leveranciers of wettelijke vereisten wijzigen. De actuele versie wordt gepubliceerd op www.taichiguru.be en bevat een versienummer en datum.

Bij een wezenlijke wijziging die relevant is voor bestaande deelnemers kan Tai Chi Guru daarover aanvullend informeren via het boekingssysteem, e-mail of een ander passend kanaal.

 

Privacycontact: info@taichiguru.be  •  www.taichiguru.be

DPO Associates BV – handelend onder de naam Tai Chi Guru